Digitalisation des évènements internes

Groupama Centre Manche

Digitalisation des évènements

 

Le projet permet d’informer, mobiliser et diffuser aux collaborateurs les messages stratégiques pour l’entreprise selon un format original et engageant, permettant de s’adapter aux restrictions de rassemblements liées à la Covid-19 en conservant la proximité avec les collaborateurs.

Pour répondre à cet enjeu, une réflexion globale sur l’événement, son format, son déroulement et sa  » mise en scène  » a été menée avec les objectifs suivants :

– Conserver une proximité avec les collaborateurs.

– Générer de l’émotion malgré l’absence de contact.

– Capter et maintenir l’attention des collaborateurs.

– Préserver la qualité de réception des messages clés.

– Générer des échanges directs avec les collaborateurs.

– Valoriser les collaborateurs à distance

– Maintenir une animation managériale et une vie d’entreprise.

Le point commun à tous les événements digitaux est la création d’une plateforme interactive afin de permettre aux participants de suivre le fil narratif de l’événement.

Lors de chaque événement digital, la volonté de diversifier les contenus pour améliorer l’expérience des collaborateurs.

Via un menu déroulant, les collaborateurs ont eu accès à différents types de medias permettant de dynamiser l’événement et de capter l’attention :

– Vidéos retransmettant les discours, podcastsaudio des différents intervenants, diaporama photos.

– La 1ère partie de notre dernière convention s’est déroulée en Live via Teams (discours du directeur général, tables-rondes, questions-réponses) et la 2ème partie sur la plateforme web via des quiz et vidéos interactives qui ont mis en valeur les talents de nos collaborateurs.

Pour préserver la dimension participative de l’événement, nous avons conclu par un chat de questions/réponses en direct via l’application Teams.

Enfin, les collaborateurs ont répondu à un quiz en ligne qui nous a permis de mesurer leur engagement, ressenti, état d’esprit, et leur compréhension des messages véhiculés.

Comment s’est passée la création du site ?

Nous avons travaillé en collaboration avec une agence de communication pour la réalisation de la plateforme Web interactive. Nous avons ensuite pu la dupliquer et la personnaliser pour les autres évènements.

Cette plateforme sert de socle à la réalisation des autres événements.

L’intervention de l’agence a été strictement technique, GCM conservant la maîtrise graphique et éditoriale de la plateforme. L’intégralité de la production du contenu (enregistrements des podcasts audio / tournage et montage des vidéos / captation et diffusion du Live…) a été assurée par l’équipe communication interne et en mobilisant les ressources internes.

Comment se passe l’expérience pour le collaborateur ?

En fonction du contenu, le collaborateur dispose d’un temps donné pour parcourir le site web à son rythme afin de s’approprier les messages.

Un autre fil rouge poursuivi dans ces événements a été l’aspect ludique avec les quiz proposés, ainsi que l’interaction avec les séquences de tchat, de questions-réponses live.

L’expérience du collaborateur a été au centre de ces événements.

Pour la convention digitale, afin de parer tout éventuel problème technique (connexion…) et assurer la diffusion des messages, l’intégralité du contenu du direct a été enregistré au préalable et était disponible sous forme de vidéos et podcasts sur la plateforme de l’événement

Les points innovants du projet sont :

– Une ambition accrue à chaque événement pour aboutir à une véritable innovation technique associant les savoir-faire de GCM : la réalisation/captation/diffusion du Live de la convention, en seulement 2 semaines, directement via nos ressources internes.

– Disposer désormais d’une organisation rodée et appréciée des collaborateurs pour composer avec les incertitudes liées à l’évolution de l’épidémie et aux mesures administratives qui pourront être prises dans les prochains mois. Ce type d’événement digital permet de réunir facilement et rapidement nos 1300 collaborateurs situés sur 8 départements.

– Réduction des coûts / suppression des déplacements des collaborateurs (RSE)